Guida

Menu

1. Introduzione

2. Utenti

   1. Nuovo utente

3. Gruppi

   1. Nuovo gruppo

4. Personalizza

   1. Account e-mail
   2. Filtri
   3. Personalizza e-mail in uscita

5. Messaggi

   1. Elenco
   2. Risposte

1.0 Introduzione

Vision Contact è un software pensato per garantirti una gestione semplice ed intuitiva di tutti i contatti provenienti dal tuo sito internet e non solo. A partire dalle tue caselle di posta è possibile far giungere i messaggi direttamente agli utenti incaricati di risondere.

2.0 Utenti

Vision Contact comprende un'avanzata gestione degli utenti e dei permessi. Clicca sulla voce di menu utenti per iniziare a gestire i tuoi utenti.

2.1 Nuovo Utente

Nel sottomenu premi su Nuovo utente per iniziare. Di seguito l'elenco dei campi:

Nuovo utente

• Cognome/Nome*: il nome e cognome dell'utente per facilitarne il riconoscimento e la gestione.
• Login*: il nome utilizzato per accedere a Vision Contact.
• Password*: parola chiave da utilizzare per accedere.
• Gruppo: identifica il gruppo a cui l'utente appartiene. (Opzionale)
• Diritti: questa parte consente di definire cosa l'utente può fare all'interno dell'applicativo. Spuntare solo le voci che identificano i diritti da associare all'utente. Se all'utente viene dato il diritto di Gestione utenti potrà modificare direttamente anche i propri diritti.

Dati E-Mail in uscita

• Nome per l'e-mail in uscita*: utilizzato quando viene inviata una e-mail da questo utente.
• E-Mail*: indirizzo e-mail ufficiale di questo utente.
• Firma: firma utilizzate nelle mail che viene aggiunta automaticamente. In ogni mail è possibile modificarla e/o eliminarla.

3.0 Gruppi

I gruppi di utenti rappresentano il sistema più efficace per identificare i destinatari di alcune categorie di messaggi. Immaginiamo di offrire tramite il proprio sito internet un servizio di assitenza e di volere che tutti messaggi provenienti da questo form vengano reindirizzati agli utenti incaricati a rispondere. Creeremo quindi un nuovo gruppo "Assistenza" e invieremo tutti i messaggi direttamente a questo gruppo.

3.1 Nuovo gruppo

Creare un nuovo gruppo è una operazione semplicissima: cliccare sul menu Gruppi e quindi su Nuovo gruppo. Per definire un gruppo è sufficiente indicarne il nome.

4.0 Personalizza

Questa sezione racchiude tutte le impostazioni necessario alla configurazione di Vision Contact.

4.1 Account E-Mail

Vision Contact utilizza i vostri account e-mail per organizzare e riunire tutti i messaggi.

• Descrizione: testo libero utlizzato per riconoscere l'account nelle varie sezioni di Vision Contact.
• Host: (Es. mail.miodominio.com) il server utilizzato per lo scarico della posta.
• Porta: (Predefinito 110) valore numerico che indica la porta del server a cui collegarsi. Questo campo è fornito dal vostro gestore di posta.
• Username: nome utente per accedere alla casella di posta.
• Password: password utilizzata per accedere alla casella di posta.
• Opzioni:
  • pop3: spuntare solo se la vostra casella di posta utilizza POP3. Se utilizzate Gmail o una casella IMAP non spuntare questa voce.
  • novalidate-cert: in base al vostro provider di posta dovrebbe essere necessario spuntare questa voce.
  • ssh: spuntare se per accedere alla vostra casella di posta è necessaria una connessione protetta.

Per verificare se il vostro account di posta è configurato correttamente posizionarsi nell'elenco degli account e cliccare nel link Esegui test e attendere il messaggio di conferma. Vision Contact controlla periodicamente gli account inseriti e scarica i messaggi che rispondono ai criteri da voi creati. I messaggi che non rispondono ai criteri da voi inseriti vengono ignorati.

4.2 Filtri

I filtri sono la parte più complessa di Vision Contact. Essi permettono di organizzare i messaggi in arrivo e di indirizzarli verso gli utenti.

• Nome*: testo libero utlizzato per riconoscere il filtro nelle varie sezioni di Vision Contact.
• Attiva filtro: spuntare per rendere attivo il fitro.
• I messaggi associati a questo filtro non necessitano di risposta: tutti i messaggi che rispondono ai criteri di questo filtro non necessitano di risposta per cui vengono tolti dalle statistiche di Vision Contact.
• Account e-mail: permette di definire a quali account di posta applicare il filtro.
• Metodo: definisce il modo in cui le regole vanno rispettate, se Soddisfano tutte le condizioni o Soddisfano anche una sola condizione
• Regole: si possono deinire quante regole si preferisce. Ogni regola è composta da tre campi:
  • Campo in cui ricercare la regola. Es. Oggetto del messaggio, mittente, destinatario ecc...
  • Comportamento come il testo cercato è contenuto nel campo da ricerca. Es. Contiene, non contiene, iniza con ecc...
  • Testo cercato è il testo libero utilizzato come filtro
• Gruppi: indica a quale gruppo i messaggi devono essere reindirizzati
• Utenti: indica a quale utente i messaggi devono essere reindirizzati. È possibile indicare sia il gruppo che l'utente nello stesso filtro.

4.3 Personalizza e-mail in uscita

Permette di aggiungere una immagine come intestazione alle e-mail inviate da tutti gli utenti di Vision Contact.

5.0 Messaggi

5.1 Elenco messaggi

In questa sezione si possono visualizzare tutti i messaggi destinati all'utente. Sono disponibili diversi filtri e si ha la possiblità di ordinare i messaggi a seconda dei criteri prescelti. I messaggi possono essere eliminati in qualsiasi momento. Indicatori indicato se il messaggio è positivo o meno, se richiede risposta e se qualcuno ha già risposto.

5.2 Risposta messaggi

• Valutazione*: neutra, positiva, negativa. Utile per catalogare i messaggi.
• Messaggio da parte di un cliente: spuntare se il mittente è cliente.
• Questo messaggio non necessita di risposta : indica che il messaggio non necessita di risposta.
• A: destinatario.
• Cc: invio in copia.
• Oggetto: oggetto della mail in uscita.
• Risposta: testo della mail in uscita.
• Pulsante Salva conferma le modifiche apportate alla risposta ma non invia il messaggio
• Pulsante Salva ed invia conferma le modifiche apportate alla risposta ed invia il messaggio
• Pulsante Annulla annulla le modifiche
• Riquadro colorato (verde o rosso) in alto a destra: indica chi in questo momento sta visualizzando il messaggio. Se è rosso fai attenzione, qualcun'altro potrebbe rispondere al messaggio oltre a te.